🚀 Willkommen bei Foundersflow
Foundersflow ist dein ganzheitliches All-in-One Business-Cockpit für Solopreneure, Freelancer und Agenturinhaber. Alle zentralen Workflows greifen nahtlos ineinander:
📋
Kanban Board
Tagesgeschäft & Gründungsschritte steuern
👥
CRM Lead Tracker
Pipeline & Kundenakquise strukturieren
☁️
Cloud-Speicher
Bis zu 1.000 MB für Dokumente, Verträge & Assets
⏱️
Zeiterfassung
Live-Timer & manuelle Stunden nach Projekten
📅
Kalender & Termine
Monats-, Wochen- & Tagesansicht
🤖
KI Prompts
1-Klick Prompts für Akquise, Sales & Texting
💼
Services & Preise
Pakete, Retainer & Stundensätze definieren
📖
Begriffe-Glossar
Fachbegriffe verständlich nachschlagen
💡 Tipp: Starte die geführte Tour, um die Benutzeroberfläche interaktiv kennenzulernen.
📋 Das Kanban Board
Das Kanban Board ist dein operatives Steuerungszentrum für anstehende Aufgaben und strategische Gründungsschritte. Alle Karten wandern intuitiv durch drei Zustände:
1
To-Do – Offene Aufgaben, die eingeplant sind aber noch nicht begonnen wurden.
2
In Arbeit – Aufgaben, an denen du aktuell arbeitest. Fokussiere dich hier auf maximal 2–3 Themen gleichzeitig.
3
Erledigt ✓ – Abgeschlossene Tasks für deinen messbaren Fortschritt.
Wichtige Funktionen im Kanban Board:
- Klicke auf „+ Aufgabe" um eine neue Aufgabe mit Priorität (🔴 hoch · 🟡 mittel · 🟢 niedrig) anzulegen.
- Ziehe Aufgaben per Drag & Drop zwischen den Spalten.
- Links im Notizfeld werden automatisch klickbar dargestellt und bieten Kopieren- & Einfügen-Buttons für schnelles Arbeiten.
- Verknüpfe Aufgaben direkt mit einem CRM Lead oder hänge relevante Dokumente an.
🚀 Produktivitäts-Tipp: Schließe Aufgaben zügig ab, um mentalen Ballast zu reduzieren und deinen unternehmerischen Flow aufrechtzuerhalten.
👥 Der CRM Lead Tracker
Mit dem Lead Tracker behältst du jede Kundenbeziehung von der Erstansprache bis zum Abschluss im Blick. Kontakte sind übersichtlich organisiert und immer alphabetisch sortiert.
Die Pipeline-Phasen im Überblick:
1
Potentiell – Neu identifizierter Kontakt oder Empfehlung mit Potenzial.
2
Kontaktiert – Erstkontakt via E-Mail, Telefon oder LinkedIn erfolgt.
3
Angebot – Individuelles Leistungsangebot oder Pitch wurde vorgelegt.
4
Gewonnen 🎉 – Vertrag unterzeichnet! Der Lead ist zahlender Kunde geworden.
✗
Verloren – Absage oder kein Bedarf. Hilft dir bei der Analyse von Conversion-Quoten.
Zentrale Features des CRM:
- Alphabetische Sortierung: Alle Leads werden automatisch nach Unternehmens- und Ansprechpartnernamen sortiert.
- Branchen-Filter: Filtere mit einem Klick nach relevanten Branchen oder lege eigene Kategorien an.
- Notizen-Verlauf & Termine: Halte jeden Touchpoint chronologisch fest und plane das nächste Follow-up.
- Anhänge & Links: Verknüpfe Verträge, Briefings oder Cloud-Dokumente direkt mit dem Lead.
💡 Akquise-Tipp: Trage Interessenten sofort ein, sobald ein Kontaktpunkt stattfindet – so geht dir kein potenzieller Auftrag verloren.
☁️ Cloud-Speicher
Der integrierte Cloud-Speicher bietet dir eine zentrale, sichere Ablage für alle business-relevanten Unterlagen mit bis zu 1.000 MB Speichervolumen.
Ordnerstruktur & Organisation:
- Dokumente: Gewerbeanmeldung, Steuernummern, Fragebögen und offizielle Nachweise.
- Verträge: Kundenverträge, NDAs, Vereinbarungen und AGB.
- Angebote: Kalkulationen, Kostenvoranschläge und Pitch-Präsentationen.
- Medien & Content: Logo-Assets, Produktbilder, Videos und Audiofiles.
- Links: Wichtige Web-Links mit direktem Klick-Zugriff und Zwischenablage-Button.
Uploads & Vorschau:
- Dateien bis zu 50 MB pro Datei können einfach per Drag & Drop oder Klick hochgeladen werden.
- PDF-Vorschau: PDFs werden direkt im modalen Viewer angezeigt – inklusive praktischen Buttons für „In neuem Tab öffnen" und „Herunterladen".
- Bilder & Medien: Bilder öffnen in einer hochauflösenden Lightbox; Audio- und Videodateien verfügen über native Player.
- Zuordnung: Du kannst Dateien direkt beim Upload oder nachträglich einem Lead oder einer Aufgabe zuweisen.
🔒 Sicherheit: Deine Daten werden verschlüsselt gespeichert und sind dank Cloud-Sync auf jedem Gerät verfügbar.
⏱️ Zeiterfassung
Behalte den Überblick über deine Arbeitszeit, Kundenprojekte und Stundensätze. Genaues Zeittracking ist die Basis für faire Abrechnungen und Selbstmanagement.
Zwei Möglichkeiten zur Zeiterfassung:
▶
Live-Stoppuhr: Wähle das Projekt oder den CRM-Lead aus und starte den Timer bei Arbeitsbeginn. Mit einem Klick auf Stopp wird die Zeit automatisch gebucht.
✍️
Manuell nachtragen: Trage Stunden und Minuten nachträglich für ein bestimmtes Datum ein – ideal für Termine unterwegs oder Arbeitsschritte ohne Timer.
Alphabetische Projekt-Auswahl:
- Alle Kunden und Projekte in den Dropdown-Listen sind durchgehend alphabetisch (A–Z) sortiert.
- Du findest jeden Lead blitzschnell ohne langes Suchen.
- Die Tages- und Wochenstatistiken berechnen automatisch die Gesamtdauer deiner produktiven Stunden.
💡 Tipp: Notiere bei manuellen Einträgen immer eine kurze Beschreibung der Tätigkeit für transparente Kundennachweise.
📅 Kalender & Termine
Strukturiere deine Arbeitswoche, halte Kundentermine fest und verpasse keine Fristen mit dem integrierten Kalender.
Ansichten & Bedienung:
- Flexible Ansichten: Wechsle zwischen Monats-, Wochen-, Tages- und kompakter Listenansicht.
- Termin erstellen: Klicke auf „+ Termin" oder direkt auf einen Tag im Kalender, um einen Termin mit Titel, Zeitfenster und Notizen anzulegen.
- Kundenbezug: Verknüpfe Termine direkt mit einem CRM Lead für optimale Gesprächsvorbereitung.
🗓️ Fokus: Blockiere dir feste Fokuszeiten für wichtige Aufgaben im Kalender, um ungestört am Business zu arbeiten.
🤖 KI Prompts
Nutze praxiserprobte KI-Prompts, um repetitive Aufgaben in Marketing, Akquise und Textgestaltung in Sekunden mit Tools wie ChatGPT, Claude oder Gemini zu erledigen.
Funktionen:
- Kategorien: Finde strukturierte Prompts für Akquise-Mails, Website-Texte, Social Media, Strategie und Automation.
- 1-Klick-Kopieren: Ein Klick auf den Kopieren-Button übernimmt den Prompt sofort in deine Zwischenablage.
- Eigene Prompts hinzufügen: Speichere deine persönlichen Lieblings-Prompts dauerhaft in deiner Cloud-Bibliothek ab.
💡 Tipp: Passe die Platzhalter in den Prompts (z.B. [Branche], [Zielgruppe]) an dein Angebot an, um optimale Ergebnisse zu erzielen.
💼 Services & Preise
Hier definierst du dein Leistungsangebot, deine Preispakete und deine Stundensätze. Klare Angebote schaffen Sicherheit im Kundengespräch.
Paketarten:
- Einmal-Pakete: Festpreisprojekte wie z.B. Website-Relaunch, Logo-Design oder Erst-Setup.
- Monatliche Retainer (Abo): Wiederkehrende Betreuungen wie Wartung, Content-Erstellung oder Beratung für verlässlichen monatlichen Cashflow.
- Stundensätze: Basis-Kalkulationen für flexible Zusatzleistungen.
💡 Strategie-Tipp: Starte mit 2–3 fokussierten Paketen mit klarem Leistungsumfang – das erleichtert Interessenten die Entscheidung enorm.
📖 Begriffe-Glossar
Die wichtigsten Fachbegriffe für Solopreneure einfach und verständlich auf den Punkt gebracht:
SolopreneurEin Unternehmer, der sein Business alleine und selbstbestimmt führt – ohne festangestellte Mitarbeiter, aber oft unterstützt durch smarte Automationen und Freelancer.
KanbanAgile Methode zur visuellen Aufgabenverwaltung in Spalten (To-Do → In Arbeit → Erledigt), um Engpässe sofort zu erkennen.
CRMCustomer Relationship Management – System zur lückenlosen Organisation aller Kundenkontakte, Interaktionen und Vertriebsphasen.
LeadEin potenzieller Neukunde, der Interesse signalisiert hat, aber noch kein zahlender Kunde ist.
PipelineDer strukturierte Verkaufstrichter, den ein Interessent von der Erstansprache über das Angebot bis zum erfolgreichen Abschluss durchläuft.
Lead-WertDer geschätzte Umsatzwert eines Auftrags in Euro, der zur Prognose zukünftiger Einnahmen herangezogen wird.
RetainerEin monatlich wiederkehrendes Festhonorar für kontinuierliche Dienstleistungen (z.B. Wartung, Marketing-Betreuung).
ConversionDie erfolgreiche Umwandlung eines Interessenten in die nächste Stufe (z.B. vom Erstkontakt zum Angebot oder vom Angebot zum zahlenden Kunden).
Cloud-SyncEchtzeit-Synchronisierung aller Datenbankeinträge und Dateien mit der Cloud für ortsunabhängiges Arbeiten auf PC, Tablet und Smartphone.
